Job Title

Department Assistant

Job Description Summary

The Department Assistant will provide essential administrative and organizational support to ensure the smooth operation of the Industrial & Office Agency. This role involves a split focus, supporting both the industrial and office sectors within the agency.

Job Description

Zakres obowiązków:

Fakturowanie i raportowanie: Wystawianie, przetwarzanie i monitorowanie faktur kosztowych oraz przychodowych; przygotowywanie raportów finansowych i prognoz.Obsługa umów: Tworzenie i modyfikacja umów, kontakt z działem prawnym oraz deweloperami, procesowanie podpisów.Koordynacja wewnętrzna: Współpraca z agentami, działem finansów i prawnym w zakresie rozliczeń prowizji, audytów oraz zgodności z procedurami CDD/KYC.Wsparcie administracyjne: Organizacja podróży służbowych, rozliczanie wydatków, onboarding nowych pracowników, pomoc w bieżących sprawach zespołu.Zarządzanie bazami danych: Aktualizacja trackerów, dashboardów oraz kontrola poprawności danych dotyczących transakcji.Organizacja spotkań i wydarzeń: Rezerwacja sal, organizacja wyjść integracyjnych i innych wydarzeń firmowych.Obsługa ogłoszeń i komunikacji: Publikacja ofert nieruchomości na portalach, odpowiadanie na zapytania klientów i partnerów.

Nasze wymagania:

Doświadczenie: Minimum 2 lata doświadczenia na stanowisku administracyjnym, najlepiej w środowisku korporacyjnym.Umiejętności: Biegła obsługa pakietu Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) oraz Power BI.Komunikacja: Doskonałe umiejętności komunikacji ustnej i pisemnej w języku polskim i angielskim.Organizacja: Wysoko rozwinięte umiejętności organizacyjne oraz zdolność do jednoczesnego zarządzania wieloma zadaniami i terminami.Praca zespołowa: Umiejętność samodzielnej pracy, jak i współpracy w zespole.Elastyczność: Gotowość do pracy w dynamicznym i zmieniającym się środowisku.

INCO: “Cushman & Wakefield”