El especialista en apoyo de documentación 5 realiza tareas relativamente complejas. Tiene un impacto directo en la empresa, ya que garantiza la calidad de las tareas o los servicios proporcionados. Trabaja bajo escasa o nula supervisión directa. Puede brindar servicio en relación con una amplia o diversa gama de productos o servicios. Aplica un conocimiento funcional de principios y conceptos técnicos y profesionales, así como un conocimiento profundo de los objetivos del equipo. Comprende cómo los deberes asignados contribuyen al trabajo del equipo o la unidad, y cómo las unidades coordinan sus esfuerzos y recursos para lograr los objetivos de la función. Garantiza la calidad y el servicio propios y de los demás. Puede recomendar nuevas opciones para mejorar la productividad, de conformidad con las pautas. Requiere de tacto y diplomacia al intercambiar información compleja o sensible con otras personas. Es consciente de la diversidad de la audiencia. Se requiere conocimiento básico de la organización, la empresa y sus políticas. Por lo general, es responsable de resolver problemas básicos a moderadamente complejos en función de la práctica y la precedencia. Puede determinar la aplicabilidad de experiencias similares y evaluar las opciones en circunstancias no contempladas en los procedimientos.

Responsabilidades:

Analizar y controlar la carga de trabajo diariamente.Investigar elementos y proporcionar asistencia a los clientes.Coordinar actividades de flujo de trabajo y capacitar a los miembros del equipo bajo la dirección del supervisor de control de documentación.Coordinar y realizar tareas de control de calidad; verificar y revisar los procedimientos operativos para garantizar el cumplimiento con la política y los procedimientos de la compañía.Procesar y monitorear las funciones principales y cuestiones problemáticas que surjan en el flujo de trabajo dentro del departamento, utilizando otros recursos a los que, en general, el personal no tiene acceso (contactos y sistemas internos y externos).Gestionar el volumen de correo entrante diario durante el día con el objetivo de garantizar que se proporcione una cobertura adecuada dentro de cada función del departamento.Controlar toda la carga de trabajo entrante para garantizar que se proporcione una cobertura adecuada a fin de gestionar efectivamente los volúmenes y evitar los trabajos pendientes o las demoras.Garantizar el cumplimiento de los plazos del acuerdo de nivel de servicio de los volúmenes entrantes y de los requisitos del departamento.Preparar informes para la gerencia fundamentados en la producción y calidad de la unidad a nivel diario y mensual.Recomendar cambios o mejoras procedimentales a la gerencia, según se considere adecuado.Proporcionar una capacitación interdisciplinaria a los representantes de todas las áreas operativas.Ofrecer comentarios sobre el desempeño de los empleados al supervisor de la unidad. Asistir a los supervisores o gerentes con proyectos o informes especiales.Evaluar adecuadamente el riesgo cuando se toman decisiones comerciales, demostrando una consideración particular por la reputación de la empresa y protegiendo a Citigroup, sus clientes y activos, al impulsar el cumplimiento de las leyes, las reglas y los reglamentos correspondientes, acatando la política, aplicando un juicio ético sólido en relación con el comportamiento personal, la conducta y las prácticas comerciales y escalando, administrando e informando los problemas de control con transparencia

Calificaciones:

Entre 2 y 4 años de experiencia relevante.Preferentemente, experiencia previa relacionada.Comprender los procedimientos comerciales, productos de la empresa, procesos y sistemas de computación.Capacidades analíticas; capacidades avanzadas en gestión de hojas de cálculo en Microsoft Excel.

Educación:

Diploma de bachillerato o equivalente.

Propósito del Rol

Gestionar y coordinar de manera eficiente las entrevistas entre candidatos y gerentes, asegurando una experiencia fluida, comunicación clara y el cumplimiento de los tiempos establecidos en el proceso de contratación.
 

Responsabilidades Principales

1. Coordinación de Agenda y Entrevistas
• Programar entrevistas con candidatos de acuerdo con la disponibilidad de los entrevistadores.

• Agendar en MS Outlook, confirmando horarios, plataformas (Zoom, presencial), ubicaciones y cualquier instrucción adicional.
• Reagendar entrevistas en caso de incidencias, manteniendo comunicación clara y oportuna, cuando sea solicitada.
• Administrar calendarios compartidos y respetar prioridades y niveles de urgencia.

2. Comunicación con Candidatos y Gerentes

• Atender dudas de candidatos respecto a la logística de su entrevista.
• Mantener un trato corporativo, empático y orientado a servicio.

3. Registro, Seguimiento y Control
• Registrar  las entrevistas programadas y su estatus.
• Asegurar que los avances del proceso estén actualizados y visibles para los distintos equipos involucrados
• Dar seguimiento a entrevistas pendientes o sin confirmación.
• Reportar métricas de actividad (entrevistas programadas, completadas, canceladas, etc.).

4. Calidad del servicio y Experiencia del Candidato
• Garantizar que la información proporcionada sea clara y completa.
• Contribuir a una experiencia cálida, profesional y consistente para los participantes.

 

Perfil del Candidato

Formación Académica
• Bachillerato concluido o Licenciatura trunca.


Experiencia Requerida
• Deseable en roles administrativos
• Deseable experiencia programando citas, agendas o actividades operativas.
• Deseable experiencia con calendarios digitales y plataformas de comunicación.

Competencias Clave Técnicas
• Organización y manejo de agenda
• Manejo de herramientas de calendario (Outlook) y de MS Office, conocimiento básico de excel
• Atención al detalle
• Manejo básico de sistemas de registro, conocimiento de Workday es un plus
• Redacción clara

Personales
• Comunicación efectiva
• Empatía y orientación a servicio
• Sentido de urgencia
• Trabajo en equipo

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Job Family Group:

Operations - Core

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Job Family:

Document Support

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Time Type:

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Most Relevant Skills

Please see the requirements listed above.

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Other Relevant Skills

For complementary skills, please see above and/or contact the recruiter.

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